Overhead

Met de invoering van ons nieuwe zaaksysteem en DMS worden zaken volledig digitaal gerouteerd en afgehandeld. Daarnaast zijn er inmiddels diverse gesprekken gevoerd met de domeinen over het toepassen van robotica (met oog voor de menselijke maat) voor repeterende administratieve werkzaamheden. Hieruit blijken diverse kansen die in de tweede helft van 2020 verder worden uitgewerkt.

Programmabegroting 2020: Vervanging Zaaksysteem (en mogelijk DocumentManagementsysteem) met bijhorende modules in relatie tot de digitale agenda, dienstverlening en privacy

De aanbesteding zaaksysteem en DMS wordt in het derde kwartaal dit jaar gegund, waarna direct de implementatie volgt. Dit programma heeft een jaaroverstijgend karakter en implementatie zal deels in 2021 plaats vinden. De aanbesteding van een generieke zoekmachine wordt in het derde kwartaal dit jaar gestart en geeft onder meer beter inzicht in het gebruik van privacygevoelige data binnen de organisatie.

Programmabegroting 2020: Digitaliseren bouwdossiers

Het opschonen van analoge en papieren archieven vordert gestaag. Er is enigszins geschoven binnen de planning door de coronacrisis, maar de einddatum van eind 2022 is daarmee niet veranderd.

De bewustwordingssessie is voorbereid, maar in verband met de coronacrisis geannuleerd. De invulling van de functie Privacy Officer wordt dit najaar vervolgd.

Programmabegroting 2020: ICT

Om te kunnen voldoen aan het recht op verzoeken van inzage, verwijderingen of aanpassingen van persoonsgegevens door natuurlijke personen is de aanschaf van een nieuwe applicatie voorbereid. De applicatie wordt in het derde kwartaal 2020 in gebruik genomen. De jaarlijkse penetratietest in ons datacentrum ten behoeve van de informatieveiligheid wordt momenteel voorbereid en in de tweede helft van 2020 uitgevoerd.
Begin 2020 is verkend welke acties ondernomen moeten worden om de informatiesystemen klaar te maken om overdracht naar het e-Depot mogelijk te maken. De beeldbank-applicatie voor het beheren van foto’s is begin 2020 aangeschaft en wordt momenteel ingericht. De verwachting is dat dit eind 2020 afgerond is. Het monitoren van sociale media, blogs en nieuwssites en de webcare wordt actief uitgevoerd. Het nieuwe Informatiebeleidsplan (IBP) 2021-2025 wordt in 2020 opgesteld.

Programmabegroting 2020: ARBO-beleid

Onderzoek naar vitaliteit binnen de organisatie is afgerond, ook het Medewerker Tevredenheid Onderzoek is uitgevoerd. De uitkomsten hiervan zijn gebruikt om aan de gezondheid van onze medewerkers te werken. Ook is er specifieke aandacht voor de mentale en fysieke belasting bij de andere manier van (vooral thuis) werken vanwege de coronacrisis.

Eind 2019 en begin 2020 is het beleidsplan met de titel ‘Communicatie anno NU’ opgeleverd. Hierin staat beschreven waar het team voor staat en hoe het vanuit vakmanschap en ‘Dronten op Koers’ invulling wenst te geven aan de eigen werkzaamheden. De Maatschap voor communicatie is benaderd om als onafhankelijke en ervaren partij een advies te geven over verbetering van de huidige situatie. Maatschap voor Communicatie is een toonaangevend adviesbureau dat zich begeeft op het snijvlak van communicatie, organisatie en beleid.

Zij hebben een adviesrapport opgeleverd waarin ze positief gestemd zijn, maar ook een aantal verbeterpunten aangeven. Ze hebben Dronten leren kennen als een ambitieuze gemeente met betrokken medewerkers in huis. Ze hebben er vertrouwen is dat als we samen optrekken om de voorgestelde verbeteringen te realiseren, iedereen er beter van wordt: het bestuur, de organisatie, het team Communicatie en ‘dus’ uiteindelijk ook de burger.

In het eerste kwartaal van 2020 is het adviesrapport gepresenteerd aan het college. Uit de gesprekken die hier gevoerd zijn kwam naar voren dat de bevindingen herkend worden en ook de oplossingen draagvlak hebben. Het besef is er dat we dit samen moeten oppakken. We hebben, kort door de bocht, afgesproken dat we een jaar de tijd nemen en krijgen om de verbeteracties op te pakken. Uiteraard lopen we over de brug terwijl we deze bouwen.

Een van de verbeterpunten is de formatie.  Een goede bezetting leidt ook tot ruimte om te verbeteren en dat is nodig. We breiden de formatie uit voor de duur van 12 maanden met een coördinerende en inhoudelijke rol (24 uur) en met een media medewerker. We dekken dit uit bestaande middelen.

Programmabegroting 2020: Verhoging budget externe juridische advisering

In 2020 is de verwachting dat we dit budget met € 30.000 overschrijden door een aantal complexe dossiers welke we extern hebben belegd of een second opinion hebben gevraagd.

Programmabegroting 2020: Transitiebudget

Het transitiebudget is een meerjarig budget dat onder andere gebruikt wordt voor de mobiliteit van medewerkers, het verbeteren van de kwaliteit van regelgeving en verordeningen en het project klinkende taal. Het project verbetering kwaliteit regelgeving en verordeningen is in het tweede kwartaal 2020 afgerond en de verbetervoorstellen zijn door de raad vastgesteld. Voor het overige blijft de besteding van het budget voor dit jaar achter als gevolg van de intelligente lockdown en opgeschoven naar achteren.

Programmabegroting 2020: Overheadkosten personeelsformatie

Met de formatie-uitbreiding van de projectleider ondermijning, contractmanager zorgpartijen en uitbreiding beleidsformatie Wmo, wordt dit extra budget ingezet voor materialen en ondersteunende activiteiten en werkzaamheden binnen bedrijfsvoering.

Formatie

Onderstaande functies zijn in de loop van 2020 ingevuld:
Ondersteuning Griffie € 51.000 (structureel)
Privacy Officer € 40.000 (incidenteel, 2020 en 2021)
Adviseur Ondermijning € 84.100 (incidenteel, 2020 – 2021)
Contractmanager zorgpartijen € 84.000 (incidenteel, 2020 - 2023)
Uitbreiding beleidsformatie WMO € 38.400 (incidenteel, 2020 – 2023)
Functionaris BAG € 86.000 (incidenteel, 2020 – 2023)

De functies Privacy Officer en Functionaris BAG zijn nog niet ingevuld.
Voor de functie Privacy Officer wordt onderzocht om deze taken onder te brengen bij bestaande functies, waarbij de aangevraagde middelen gebruikt worden voor kennisoverdracht en borging. Voor de functionaris BAG wordt binnenkort de werving gestart.

Analyse personeelslasten 2020

In onderstaande tabel is de uitsplitsing tussen salarissen en kosten ingeleend personeel inzichtelijk gemaakt:

Uit de tussentijdse analyse van de personeelskosten blijkt dat de verwachte personeelslasten binnen begroting blijven. Tot nu toe zijn de stelposten voor vervangingen van personeel bij ziekte en bij vacatures net voldoende gebleken. In de verschillende programma's zijn wel grotere afwijkingen, welke nu nog op andere plekken in de organisatie worden opgevangen.

Bijstelling investeringskrediet Verbouwing Gemeentehuis met provinciale bijdrage Power Parking (budgetneutraal)

Door de uitbreiding van het oorspronkelijk project Solar-Carport met een batterij stijgen de kosten (€ 810.000). Deze kosten worden gedekt door een te verkrijgen subsidie vanuit het programma Kansen voor West II (Europees en provinciale middelen). De verhoging van het oorspronkelijk beschikbaar gestelde investeringskrediet voor de verbouwing van het gemeentehuis met de te ontvangen provinciale / Europese subsidie wordt opgenomen in deze Voortgangsrapportage (zie informatiebrief U20.004265). Deze verhoging leidt niet tot extra kapitaallasten omdat tegenover de hogere investering de ontvangst van de provinciale / Europese subsidie staat (€ 810.000).

Bijstelling budget informatieveiligheid (€ 75.000 incidenteel, nadeel)

Eind mei ontving de gemeente Dronten een brief van leverancier Centric, dat Oracle haar beleid tussentijds heeft aangepast. Door deze aanpassing is met spoed een migratie naar Oracle 19 vereist, die extra kosten met zich meebrengt. De prioriteit is hoog, de tijd kort en de gelden zijn intern niet beschikbaar. Doordat Oracle de grootste speler in deze markt van database-software (met uitstekende producten) is hebben zij de positie om dergelijke eenzijdige besluiten te nemen.

Voor een goed en actief beheer van onze informatieveiligheid en de betrouwbaarheid van gegevens is het belangrijk dat onze databasesoftware (Oracle) tijdig de noodzakelijke beveiligings-patches krijgen en dat een volledige ondersteuning vanuit de leverancier en producent daarbij mogelijk is. Als de levenscyclus van de databasesoftware is verlopen, dan stelt de producent genoemde ondersteuning en de noodzakelijke beveiligings-patches niet langer beschikbaar. De Centric producten zijn niet de enige producten die van Oracle afhankelijk zijn. Onder andere het huidige zaaksysteem en DMS (Document Management Systeem) zijn ook afhankelijk van de Oracle productlijn. Aangezien we met een aanbesteding bezig zijn van het zaaksysteem en DMS kan het zo zijn dat de Oracle-migratie voor deze onderdelen niet nodig is. Dat wordt dit najaar duidelijk.

De verwachting is dat de totale migratie eenmalig € 50.000 à € 75.000 zal kosten. De kosten van deze migratie betreffen consultancyuren van Centric (en eventueel onder andere Mozard en BCT) en SLTN om de nieuwe Oracle versie te implementeren en de databases van de betreffende applicaties hierop aan te passen. Het betreft hier niet het licentierecht om te mogen updaten, dit zit al in de jaarlijkse onderhoudskosten verweven.

Bijstelling budget tijdelijke huisvesting Gemeentehuis (€ 1.227.665 incidenteel, voordeel)

Bij de jaarrekening 2019 is toegelicht dat de werkelijke bestedingen voor de tijdelijke huisvesting niet synchroon lopen met het in de verschillende begrotingsjaren beschikbaar gestelde budget. De aanname in de verdeling tussen de jaarschijven in de begroting is destijds gezet op 25% van de uitgaven in 2019 en 75% in 2020. Echter komt de verdeling over de jaarschijven op basis van werkelijke uitgaven uit op 50% / 50%. Het nog beschikbare budget in 2020 wordt nu bijgesteld met de uitgaven die al in 2019 zijn verantwoord. Het totaal van het beschikbaar gestelde budget wordt niet overschreden.  

Extra kosten communicatie in verband met coronacrisis (€ 65.000 incidenteel, nadeel)

Dit onderdeel wordt nader toegelicht onder Financiële hoofdlijnen

Extra inzet debiteurenadministratie in verband met steunmaatregelen corona steunmaatregelen (€ 13.000 incidenteel, nadeel)

Dit onderdeel wordt nader toegelicht onder Financiële hoofdlijnen

Index ICT (€ 28.000 incidenteel, nadeel)

Het budget ICT wordt met € 28.000 geïndexeerd. De structurele lasten zijn in de kaderbrief als autonome ontwikkelingen meegenomen in het meerjarensaldo en zullen in de begroting 2021-2024 worden opgenomen.

Aanbesteding ICT-beheer Transitiekosten € 230.000
De aanbesteding en gunning heeft plaatsgevonden in 2019, implementatie is gestart in 2019. Medio 2020 wordt de implementatie volledig afgerond.

Informatie-, applicatie,- technische architectuur, IP structuur en GEO visie € 148.000
Het in kaart brengen van de architectuur is afgerond. Er wordt gewerkt aan een document structuur plan waarbij processen zijn geïnventariseerd en vast gelegd. De IP adressen zijn omgezet naar een nieuwe reeks.

ICT-aanpassingen organisatiewijzigingen € 51.000
Met behulp van identity en access management wordt het beheer van gebruikers en toegangsrechten binnen een netwerk beheerd, dit traject wordt in 2020 afgerond.

Digitaliseren bouwdossiers € 82.000
Dit bedrag is toegevoegd aan het budget voor 2020. Het opschonen van analoge en papieren archieven vordert gestaag. Er is enigszins geschoven binnen de planning door de coronacrisis, maar de einddatum van eind 2022 is daarmee niet veranderd.

Zaakgericht werken en innovatiebudget nieuwe verbindingen/Deel innovatiebudget € 185.000 / € 100.000
Deze bedragen zijn toegevoegd aan het budget voor 2020.
De aanbesteding zaaksysteem en DMS wordt in het derde kwartaal dit jaar gegund, waarna direct de implementatie volgt. Dit programma heeft een jaaroverstijgend karakter en implementatie zal deels in 2021 plaats vinden.

Programma visie op dienstverlening € 72.686
De voortgang van het programma Dienstverlening, verloopt volgens de plannen zoals op 23 januari  jl. is gepresenteerd aan de gemeenteraad. Hierin is aangegeven waar we op het gebied van dienstverlening staan en wat de ontwikkelingen richting de toekomst zijn. In de afgelopen periode is de beantwoording van social media verbeterd door goede richtlijnen af te spreken. Daarnaast is de eerste fase van de Omgevingstafel, waarbij de dienstverlening goed is geborgd, afgerond. Tevens  zijn de openingstijden van de milieustraat aangepast naar de wensen van de inwoners.
In het komende half jaar is de start van het vernieuwde www.dronten.nl  gepland. De website willen we meer laten fungeren als primair dienstverleningskanaal. De kosten worden gedekt vanuit de bestaande begroting.
Daarnaast zijn er verschillende onderzoeken naar de kwaliteit rondom de dienstverlening gepland. In deze onderzoeken meten we waar we staan en wat we nog te doen hebben en hoe dit in verhouding staat tot andere gemeenten. 

Klinkende taal blijft een actueel onderwerp vanuit dienstverlening. Dit gaat onder andere over taalgebruik op B!-niveau, over de manier van brieven schrijven en hoe de kwaliteit van (telefoon)gesprekken kan worden verbeterd. Tevens komt er een schrijfwijzer, waarin de tips  staan om een goede brief en e-mail te schrijven.